वर्कशीट क्या होता है और फॉर्मेट कैसे करे?

Worksheet असल में एक कलेक्शन होती है cells की जिन्हें की rows और coloumns के हिसाब से organize किया गया होता है। आसान भाषा में कहें तब, ये एक ऐसा कार्यस्थल होता है जहां पर की आप अपने data को एंटर कर सकते हैं।

यदि आपको इसके विषय में न पता हो की ये वर्कशीट क्या होता है, इन्हें कंप्यूटर में क्यूँ और कहाँ इस्तमाल किया जाता है, ऐसे में चिंता करने की कोई बात नहीं है क्यूंकि आज के इस article में हम लोग Worksheet क्या है? इसे कैसे format करें? जैसे कुछ topics में कुछ जानकारी प्राप्त करेंगे. वैसे को लोगों ने पहले ही Worksheet में काम किया हुआ है तब उन्हें शायद आज का article इतना ज्यादा पसदं न आये लेकिन जिन्हें इसके विषय में कुछ न पता हो तब उनके लिए ये बहुत ही informative रहने वाला है।

ऐसे में आपको हमारे blog में किसी भी topic की पूरी जानकारी हमेशा से देखने को मिल जाएगी. हमारा इतना परिश्रम केवल इसलिए है की ताकि आपको (जो भी यह blog को follow करते हैं) उन्हें किसी भी topic पर पूरा जानकारी एक ही स्थान में मिल जाये और कहीं और जाने की जरुरत ही नहीं है. चलिए मुद्दे में आते हैं और अपना article शुरू करते हैं।

वर्कशीट क्या है – What is Worksheet in Hindi

वर्कशीट सेल का एक संग्रह है जहां आप अपने डेटा को स्टोर कर सकते हैं और उनमें हेरफेर भी कर सकते हैं. प्रत्येक Excel workbook में multiple worksheets होते हैं।

वर्कशीट के मूल तत्व

चलिए अब Worksheet की कुछ basic functions के विषय में जानकारी प्राप्त करते हैं।

Select करें एक Worksheet

जब आप open करते हैं एक Excel workbook, तब Excel automatically select कर देता है Sheet1 आपके लिए.

Worksheet का नाम appear होता है इसके sheet tab में जो की document window के bottom में होता है।

Insert करें एक Worksheet

आप जितनी चाहिए उतनी worksheet insert कर सकते हैं. यदि आप quickly एक नयी worksheet insert करना चाहें, click करें उस plus sign जो की document window के bottom में होता है।

Rename करें एक Worksheet

यदि आपको एक worksheet में एक ज्यादा specific name देना है, तब आपको निचे बताये गए steps को execute करना है।

1. Right-click करें Sheet1 के sheet tab पर.
2. फिर Choose करें Rename.
3. उदाहरण के लिए, type Hello 2019

Move करें एक Worksheet

अगर आपको कोई worksheet move करना है, तब click करें sheet tab पर worksheet के जिसे आप move करना चाहते हैं और उसे drag करें new position में।

Delete करें एक Worksheet

यदि आप एक worksheet को delete करना चाहते हैं, तब right click करें sheet tab में और choose करें Delete।

Copy करें एक Worksheet

यदि कोई ऐसा situation हो जिसमें की आपके पास एक पुरानी sheet ready हैं लेकिन आपको उसके similar एक और नयी sheet बनानी है तब आप चाहें तो एक नया worksheet बना सकते हैं लेकिन इसमें ज्यादा समय लग सकता है वहीँ आप चाहें तो copy feature का इस्तमाल कर सकते हैं जिससे आपको केवल numbers ही बदलना होगा और बहुत ही कम समय में आप एक नया sheet तैयार कर सकते हैं।

1. Right click करें उस sheet tab के ऊपर जिसे आप copy करना चाहते हैं।

2. फिर Choose करें Move या Copy. ऐसे करने से ‘Move or Copy‘ dialog box appear हो जायेगा।

3. Select (move to end) करें और check करें Create a copy।

4. Click OK।

Note आप चाहें तो एक worksheet को किसी दुसरे Excel workbook में भी copy कर सकते हैं लेकिन इसके लिए आपको select करना होगा specific workbook, drop-down list से.

स्प्रेडशीट क्या है?

एक spreadsheet एक प्रकार का computer program होता है जो की allow करता है data को store करने के लिए, उन्हें manipulate और साथ में computed based on inputs को tabular form में store करने के लिए।

• Programing क्या है और इसके प्रकार
• DBMS क्या है और इसका क्या कार्य है
• Compiler क्या है

यदि हम पहले ज़माने की बात करें तब spreadsheets से पहले लोग अपने business में ledger paper का इस्तमाल करते थे अपने information को organize कर store करने के लिए।

वहीँ अभी Spreadsheets का इस्तमाल किया जाता है, इसमें को organized किया जाता है “cells” में जो की appear होते हैं column और row of information के हिसाब से।

इनका इस्तमाल वहां ज्यादा होता है जहाँ की numbers और उसके related data को manipulate करना पड़ता है कुछ ऐसे manner में (add, subtract, multiply, divide और दुसरे mathematical functions, साथ में उनकी sorting, filtering, इत्यादि)।

ज्यादातर लोग जो की accounting और finance से सम्बन्ध रखते हैं वो अपने professional context के लिए इन program का सबसे ज्यादा इस्तमाल करते हैं।

Excel भी ऐसा ही एक Microsoft का version है spreadsheet के लिए और इसे सबसे ज्यादा इस्तमाल होने वाला program भी माना जाता है पूरी दुनिया भर में।

Spreadsheets के कुछ अलग Brands

Microsoft के अलावा भी बहुत से Brands के Spreadsheets version market में उपलब्ध होते हैं।

• VisiCalc
• SuperCalc
• Lotus 123
• Symphony
• Quattro
• Google Sheets
• Qloud
• Smartsheet
• ZK Spreadsheet
• SuperCalc

MS Excel में Worksheet को Format कैसे करे?

यहाँ में आप लोगों MS Excels के Worksheet कैसे format करते हैं उसके विषय में कुछ जानकारी प्रदान करूँगा।

यदि आप अपने worksheet की readability को improve करना चाहते हैं तब इसके लिए आपको कुछ different types की formatting का इस्तमाल करना होगा. उदाहरण के लिए अप borders apply कर सकते हैं या shading कर सकते हैं जिससे worksheet में cells को सही ढंग से define किया जा सकें।

Cell Borders Apply करे

पहले Select करें cell और range of cells को जिन्हें की आप एक border add करना चाहते हैं।

Tip पुरे worksheet को जल्द से select करने के लिए, आप click करें Select All button को.
Home tab में, Font group पर, click करें arrow पर जो की next में स्तिथ होता है Borders के ,और फिर click करें उस border style को जिसे की आप चाहते हैं.

Tip Borders button में सबसे recently इस्तमाल हुआ border style display करता है. आप चाहें तो Borders button को click कर सकते हैं (arrow को नहीं) इससे style अपने आप ही apply हो जायेगा।

Change करें Text Color और Alignment

1.  Select करें cell और range of cells जो की contain (या रखेगा) उस text को जिसे की आप format करना चाहते हैं. आप चाहें तो select कर सकते हैं एक या उससे ज्यादा portions के text को एक cell में और apply करें different text colors उन sections के ऊपर।

2.  यदि आप किसी selected cells में text का color बदलना चाहें तब, आपको Home tab के Font group में, click करना होगा उस arrow को जो की next में स्तिथ होता है Font Color के, और फिर under Theme Colors या Standard Colors में, इसके पश्चात आप उस color पर click करें जिसे की आप इस्तमाल करना चाहते हैं।

Note यदि आप एक ऐसे color को apply करना चाहते हैं जो की कोई दूसरा हो available theme colors से या standard colors से, तब इसके लिए आपको click करना होगा More Colors पर, और फिर उस color को define करें जिसे की आप इस्तमाल करना चाहते हैं Standard tab या Custom tab में Colors dialog box के.

3.  वहीँ अगर आप selected cells की alignment को change करना चाहें, तब Home tab में, उसके बाद Alignment group में, click करें उस alignment option को जिसे आप चाहते हैं।

4.  उदाहरण के लिए, यदि आप cell contents के alignment को change करना चाहें तब आपको click करना होगा Align Text Left ,Center,Right को।

Cell Shading Apply करें

सबसे पहले Select करें cell या range of cells को जिसके ऊपर आप cell shading apply करना चाहते हैं.
वहीँ Home tab में, Font group के, click करें उस arrow को जो की next में होता है Fill Color के, और फिर Theme Colors या Standard Colors के निचे, click करें color को जिसे की आप चाहते हैं।

Change करें Column Width

अगर में MS Excel 2010 की बात करूँ तब, column की width determine की जाती है की कितने characters को display किया जाये एक cell में. एक Column की maximum width होती है 255 characters, अगर default font और font size का इस्तमाल किया जाये तब. ऐसे में minimum width होती है zero. अगर एक column width zero होती है, तब column hidden हो जाएगी।

• Select करें उन column(s) को जिन्हें की आप format करना चाहते हैं. उसके बाद Home tab पर जाएँ, और click करें Format button Cells group में. इससे एक dropdown menu निचे आ जायेगा.
• Choose करें Column Width. एक छोटा floating window open हो जायेगा.
• ये default column width होता है 8.43 characters.
• यहाँ पर आप कोई भी value enter कर सकते हैं जैसा की आप चाहें और उस हिसाब से पूरा column size भी बदल जायेगा accordingly.

यदि आप sure नहीं हैं की कितने characters होंगे, लेकिन ये भी sure करना चाहते हैं की column जरुरत के हिसाब से wide हों।

ऐसा करने के लिए आपको Format button पर click करना होगा और select करें AutoFit Column Width. ऐसा करने से ये column को allow करेगा expand होने के लिए जिससे वो fit करेगा सबकुछ जो की आप उसमें type करना चाहें।

यदि आप default column width को प्रत्येक column से change करना चाहें एक worksheet में, तब click करें worksheet tab को जिससे की worksheet active हो जाये. यदि आप entire workbook को change करना चाहें, तब click करें एक worksheet tab, फिर right click, और select करें Select All Sheets

फिर Click करें Format button और select करें Default Width. इससे एक floating window open हो जायेगा जो की similar होता है Column Width window. इसमें आप एक नया measurement enter कर सकते हैं, और click करें OK।

Row Height को बदलें

ये row height को change करना बहुत ही similar होता है column width को बदलने के जैसे हैं. इसमें केवल एक ही difference है की, इसमें आपको select करना होगा Row Height को Format button में, Column Width के बदले में. ये row height by default 12.75 की होती है और ये stretch हो सकता है zero से maximum 409 तक।

• यदि आपको row height change करना है, select करें row(s) जिन्हें की change करना चाहते हैं, फिर navigate करें Home tab में, और click करें Format button को Cells group. फिर Click करें Row Height.
• ऐसा करने से एक floating window open हो जाता है की जो की nearly identical होता है Column Width window के समान.
• फिर Enter करें एक value उस Row Height box में और click करें OK.
• आप चाहें तो Format button का इस्तमाल कर सकते हैं जो की AutoFit को allow करता है.

Note ध्यान दें की default unit cell width के लिए Excel में होगी characters और default unit cell height के लिए होगी pixels में. वैसे इन्हें change किया जा सकता है Excel advanced settings में inches या centimeters या millimeters में, लेकिन मेरी माने तो आप default units का ही इस्तमाल करना चाहिए, बाद में confusion से दूर रहने के लिए.

आज आपने क्या सीखा

मुझे उम्मीद है की आपको मेरी यह लेख वर्कशीट क्या है (What is Worksheet in Hindi) जरुर पसंद आई होगी. मेरी हमेशा से यही कोशिश रहती है की readers को Worksheet को Format कैसे करे के विषय में पूरी जानकारी प्रदान की जाये जिससे उन्हें किसी दुसरे sites या internet में उस article के सन्दर्भ में खोजने की जरुरत ही नहीं है.

इससे उनकी समय की बचत भी होगी और एक ही जगह में उन्हें सभी information भी मिल जायेंगे. यदि आपके मन में इस article को लेकर कोई भी doubts हैं या आप चाहते हैं की इसमें कुछ सुधार होनी चाहिए तब इसके लिए आप नीच comments लिख सकते हैं.

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